[다이렉트클라우드 성공구축사례] 에코시안: 환경&에너지 컨설팅 프로젝트 관리 솔루션 구축 / 쉐어포인트 / sharepoint
다이렉트클라우드 성공구축사례: 프로젝트 관리와 전자결재 솔루션을 통해 효율적인 프로젝트 관리체계 구축! 고품질의 환경&에너지 컨설팅 서비스 기대 / 쉐어포인트 / sharepoint
구축된 서비스: 프로젝트관리, 전자결재
회사소개:
에코시안은 환경과 에너지 분야의 전문 컨설팅 기업이다. 국내 산업계에 온실가스에 대한 관리의 필요성이 높아짐에 따라 기후변화협약에 대응하기 위해 필요한 온실가스 배출량 평가 및 감축수단 마련에 있어 고객사에 맞춤형 컨설팅, 교육, IT시스템을 제공하는 사업을 수행하고 있다. 또한 국내 레지스트리 및 국제 CDM 사업 추진과 관련한 컨설팅도 제공하고 있다. 특히 에너지관리와 관련해서는 각 사업장의 에너지 이용실태에서부터 에너지 손실요인까지 정밀 분석 후 가장 경제적이고 합리적인 에너지 사용방안을 수립, 제시하므로 기업의 에너지 원가절감 차원에서 든든한 지원자라는 평을 받고 있다.
<프롤로그> 효율적인 업무 관리를 위해 ‘오피스365’를 도입하기로 결정! 그러나…
사내 시스템 구축에 있어 높은 자유도로 해외 기업들에게 사랑 받고 있는 오피스365를 도입하기로 결정하기는 했으나 내부에 실제로 어떤 시스템을 세팅 해야 할지 구체적인 기획이 필요했다. 오피스365 특성상 도입하자마자 그대로 사용하기는 어렵기 때문에, 오피스365에서 기본적으로 제공하는 템플릿만으로는 회사 업무를 진행하기가 어려웠다. 자체적으로 업무요청 및 커뮤니티 게시판을 구축하여 정보공유 용도로 사용하는 정도였다.
하지만 인트라넷이나 그룹웨어에 기본적으로 탑재되어 있는 전자결재를 비롯하여 회사에서 프로젝트를 진행할 때 사용할 각종 협업기능이 부족했기 때문에 이를 추가로 구축해줄 개발사가 필요했고, 오피스365를 기반으로 전자결재를 구축하는 국내 유일의 삼정데이타서비스㈜를 통해 구축을 의뢰하게 되었다.
<키포인트 하나> 프로젝트 관리(Biz관리)
1. 에코시안의 요구사항
각 사업부문별로 프로젝트 기반의 업무가 진행되는 에코시안은 새로운 프로젝트를 수주하기 위해 이 프로젝트를 수주하기 위한 영업활동부터, 제안, 수주까지 단계별로 상세한 관리가 필요했다. 이러한 상세한 관리체계는 프로젝트가 수주된 이후에 더욱 디테일하게 진행되는 데, 보다 효율적인 업무관리를 위해 사업비를 기초로 하여 각종 비용과 PO, PM 등의 인력관리가 주요했다. 그리고 수주된 프로젝트 실적에 대해서는 항상 한눈에 현황을 볼 수 있어야 했다.
2. 구현 방향 및 구축내용: 프로젝트 수주 단계별로 승인절차를 탑재
프로젝트를 등록하게 되면 해당 프로젝트의 상태에 맞게 프로젝트 진행 상태를 설정하도록 구성했다. 프로젝트 수주 단계를 총 5단계로 구분하여 각 단계별로 수행되어야 할 업무를 체계를 구축했다. 각 단계별로 상급자에게 승인을 받아야 다음 단계로 넘어갈 수 있도록 함으로써 진행상황을 상급자와 항상 공유할 수 있도록 한 것도 큰 특징이다.
프로젝트 수주에 성공하면 제안참여인력과 사업수행참여인력을 각각 배정하여 해당 프로젝트의 관련 된 인원들을 효율적으로 관리할 수 있는 시스템을 구축하였다. 시스템을 통해 프로젝트에 투입된 인력들은 내 프로젝트 메뉴를 나에게 해당되는 프로젝트의 현재 상황을 바로 확인할 수 있도록 구성되어 프로젝트 인원들이 별도의 행정처리를 위한 업무에 많은 시간을 쏟지 않고 프로젝트에만 집중할 수 있는 환경을 제공하였다.
이 외에도 프로젝트의 사업비 관리 측면에서 미수금이 발생한 경우에는 이를 사업비관리자로 하여금 바로 확인하여 후속조치가 이루어질 수 있도록 시스템이 구축되었다.
<키포인트 둘> 전자결재
1. 에코시안의 요구사항
사업 전체적으로 컨설팅이 많다 보니 프로젝트의 사업비 관리가 상당히 중요한 부분을 차지하고 있었다. 지출결의서 작성 건이 워낙 많다 보니 이를 매번 메일이나 문서로 요청하기가 어려웠다. 프로젝트 진행간에 발생하는 비용처리를 보다 신속하게 진행할 수 있는 지출결의서 처리방안이 필요했고 여기에는 무엇보다도 전자결재 기능이 탑재되어야 했다.
2. 에코시안 전자결재의 특징
1) 지출결의서 중심의 비용처리를 주 목적으로 한 전자결재로 구성
2) 전자결재의 지출결의서의 지출내역과 프로젝트 관리 부분의 비용항목의 실시간 연동
3. 구현 방향 및 구축 내용: 지출결의서의 비용처리내역을 프로젝트 관리와 연동
에코시안에서는 프로젝트가 진행되면서 비용계정항목들을 통해 비용을 함께 관리하고 있었는데, 이 부분을 이용하여 지출결의서와 전자결재가 연동되도록 구축하였다. 각 프로젝트 담당자가 그룹웨어를 통해 작성한 지출결의서가 전자결재를 통해 승인되면 입력한 지출내역의 금액이 자동으로 프로젝트에 업데이트되어 프로젝트별로 비용 관리가 가능하게 되었다.
Result
에코시안은 이번 시스템 구축을 통해 전자결재 체계를 기준으로 한 프로젝트 사업비 관리가 가능해져 보다 효율적인 사업비 운용이 가능해졌다. 또한 프로젝트 수주 단계를 세분화하고 이 과정에서 상급자의 승인과정을 거치도록 함으로써 프로젝트 진행간에 필요한 의견이나 자료들을 공유할 수 있는 여지를 마련하여 보다 높은 품질의 컨설팅 서비스를 고객에게 제공할 수 있게 되었다.
환경경영 및 제품환경분야 실무경험과 이와 관련된 시스템 기획 설계 역량을 갖춘 에코시안은 프로젝트 관리 시스템을 통해 각종 노하우와 지식들을 직원들끼리 편리하게 공유함으로써 앞으로도 더욱 발전한 최상위 품질의 컨설팅 서비스를 제공할 수 있기를 기대해본다.