[다이렉트클라우드 성공구축사례] 티아이티이엔지: 전자결재와 프로젝트 진행상황 등 중요한 요소만 한 화면에서 볼 수 있도록 구축 / 쉐어포인트 / sharepoint

[다이렉트클라우드 성공구축사례] 

 

티아이티이엔지 

: 전자결재와 프로젝트 진행상황 등 중요한 요소만 한 화면에서 볼 수 있도록 구축  

/ 쉐어포인트 / sharepoint  

 

  

 

 

 

회사소개: 

 

 

 

㈜티아이티이엔지는 1995년 설립 이래, 고객의 편의성 증진과 더욱 더 진보된 사용자 환경의 구축을 목표로 각종 장비 및 기기를 생산해온 개발/제조 전문회사 입니다. (금융자동화기기, Module, Card Printer, Total Card System, 기술용역개발 및 각종 Mechanism 기술개발)  

 

 

 

 

 

구축된 서비스 형태: 그룹웨어 + Exchange 메일서비스

 

 

 

 

 

<Prologue> 구축 배경: 

 

티아이티이엔지는 메일나라의 메일서비스를 2006년부터 지금까지 오랜 기간 동안 이용한 우량 고객으로 그 동안 사내/외의 모든 협업과 관련된 업무요청을 메일을 통해 진행해왔었다. 하지만 기업에게 클라우드와 모바일이 조화된 스마트 오피스 환경을 구축하는 것을 원하는 시대적 트렌드에 맞춰 그 동안 진행했던 단순히 메일만을 이용하여 업무를 처리하는 것을 바꾸어야겠다는 생각을 하게 되었고 다이렉트클라우드의 그룹웨어 솔루션을 이용하여 사내 시스템을 구축하게 되었다. 

 

오랜 기간 동안 메일을 사용하여 의사소통 하면서 아쉬웠던 부분이 많았는데 가장 큰 부분은 아무래도 전자결재였다. 전자결재 시스템이 갖추어지지 않은 상태에서 종이 문서를 기준으로 결재 업무를 처리하다 보니, 결재문서를 전달한 후에도 결재가 바로 처리되지 않는 경우가 빈번했다. 게다가 시급한 업무라 급하게 결재를 올리더라도 따로 전화를 걸어 시급한 건임을 알려주고 결재해달라고 요청해야 해서 불편했다.  

 

티아이티이엔지는 이번 구축을 통해 전자결재뿐만이 아니라 회사에 많은 정보시스템을 도입하고자 하였다. 회사의 모든 자료를 공유하기 위한 공유자료실과 실시간 의사소통을 위한 메신저는 기본! 이 외에도 프로젝트관리, 영업관리 등 더 확장된 개념의 그룹웨어를 필요로 했고 이를 회사 업무 상황과 맞게 커스터마이징 하고자 했다. 

 

 

 

 

 

구축된 기능: 전자결재, 공유자료실, 메신저, 프로젝트관리, 영업관리, 게시판, 연차관리 등 

 

 

 

 

 

 

<Feature 1> 전자결재: 

 
전자결재의 경우 보통의 전자결재 기능이 탑재되었으나 회사 여건 상 전체공개/비공개 옵션이 필요하여 이 옵션에 따라 결재가 완료된 후 문서가 모든 임직원들에게 공개되거나 특정 사람에게만 공개할 수 있는 옵션을 추가하였다. 

 

 

 

 

 

<Feature 2> 공유자료실:  

 

공유자료실은 윈도우 탐색기와 연동하여 사용할 수 있으며, 윈도우 탐색기 상에서 파일을 드래그앤드롭을 통해 이동시키거나 복사 및 삭제도 가능하다. 또한 그룹웨어에 업로드 되어 있는 문서들에 대하여 윈도우 탐색기의 미리보기를 통해 어떤 문서 인지 간단하게 살펴볼 수 있으며, 그룹웨어 상에 새로운 폴더를 내PC의 폴더를 새로 만드는 것처럼 생성할 수 있다. 

 

 

 

 

<Feature 3> 영업관리: <국내영업관리/해외영업관리>  

 

영업관리 기능은 회사 특성상 크게 국내영업과 해외영업을 따로 구분하여 2개 솔루션을 탑재하여 별도로 관리할 수 있도록 했다.  

 

 

 

 

 

<Feature 4> 커뮤니티 :

 

회사 내 임직원들과 공지사항을 실시간으로 공유하기 위해 공지사항을 마련하고 경우에 따라 전직원, 혹은 특정 사람들에게만 공지할 수 있는 기능을 추가하였다. 또한 실시간으로 내용이 공유될 수 있도록 공지사항 게시판에 새로운 내용이 등록되거나 업데이트 되면 임직원 모두에게 알람 메일이 발송될 수 있는 알람 기능을 세팅하였다.  

 

이와는 별개로 직원들의 경조사 내용을 따로 공유할 수 있는 공간도 마련하였으며 추가로 자유게시판과 별도의 건의사항 게시판을 마련하여 용도에 맞게 사용할 수 있도록 하였다. 각 게시판들은 토론형식으로 구성하여 하나의 주제를 가지고 여러 명의 의견이 의견을 낸 순서대로 정리되어 보일 수 있도록 구축하였다. 

 

 

 

 

<Feature 5> 프로젝트 관리: 

 

티아이티이엔지에서 특히 관심 있어 했던 부분이 바로 프로젝트 관리이다. 종전에 여러가지 툴을 이용해보고 간단하게 엑셀로 프로젝트의 일정표를 만들어 프로젝트 일정관리를 진행해보았으나 모두 만족하기 못한 경험이 있었고 이 때문에 다이렉트클라우드에서 제공하는 간트차트를 이용한 프로젝트 관리 도구에 특히 관심을 나타냈다.
 

새롭게 다이렉트클라우드 그룹웨어에 탑재된 프로젝트관리는 프로젝트를 대분류, 중분류, 소분류로 구분하고 분류별로 각각 세부작업들을 등록하여 관리할 수 있게 설정되었다. 모든 진행상황은 진행률을 통해 확인할 수 있고 이 진행률은 간트차트를 통해 업무가 완료될 때까지 표가 100%로 채워지듯 직관적으로 볼 수 있다. 또한 선행작업을 설정할 수 있어 앞서 진행한 업무와의 연속성 또한 함께 표기할 수 있도록 하였다. 

 

 

 

 

 

<Result> 회사정보의 모든 움직임을 한눈에:
 

티아이티이엔지에서 위에서 구축한 모든 기능들을 통해 교환되는 정보들은 메인페이지에서 한 눈에 볼 수 있도록 하였다. 별도로 각 기능별로 메뉴에 직접 접속하지 않아도 사용자가 많이 쓰는 기능과 수시로 확인해야 하는 정보, 즉, 전자결재의 결재 진행상황, 다른 직원들의 휴공가 형태, 공지사항, 프로젝트 진행상황 일정 들에 대해 항상 확인할 수 있도록 이 들의 현황표를 메인페이지에 배치하였다. 또한 새롭게 업데이트되는 자료들을 항상 확인할 수 있도록 공유자료실의 최신자료들을 메인페이지에서 확인할 수 있게 되었다.