[다이렉트클라우드 성공구축사례] UTB(유티비),UtoB(유투비): 영업관리시스템 / 쉐어포인트 / sharepoint
다이렉트클라우드로 고객데이터를 기초로한 영업관리체계를 구축 - 영업관리 시스템
/ 쉐어포인트 / sharepoint
회사소개:
주식회사 유티비, 유투비(이하 UTB)는 병원을 대상으로 전문 의료기기를 판매하고 서비스하는 회사 입니다. 합리적이고 다양한 의료기기 공급조건을 제시하여 신뢰할 수 있는 꾸준한 사후관리가 정확하고 신속하게 이루어지도록 노력하고 있습니다.
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프로젝트명 |
UTB 영업관리 시스템 |
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클라이언트 |
UTB |
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컨셉트 |
병원(고객) 데이터를 기초로 한 영업관리 시스템 구축 |
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제작목적 |
1. 체계적인 영업관리 체계 확립 |
주요기능:
- 병원(고객)관리: 병원정보 / 방문일지 / 장비현황
- 영업일정: 방문일정 / 데모일정 / 임상일정 / 서비스일정 / 작업일정
- 기타업무지원기능: 프로젝트 / 브랜드&제품관리 / 회사 리소스 관리 / 팀토론 / 전자결재
<Point 1> UTB는 어떤 시스템이 필요했는가?
UTB는 활발한 영업활동을 지원할 수 있는 영업관리 시스템을 필요로 했습니다. 영업관리 시스템은 상세한 고객정보를 바탕으로 직원들이 영업활동에 임할 수 있도록 해야 하고 이를 지원할 수 있어야 했습니다. 구축된 비즈니스 애플리케이션은 크게 영업관리, 고객관리, 그리고 전자결재입니다. 고객정보를 기반으로 영업활동을 지원할 수 있는 시스템을 만드는 것이 주요 목표였기 때문에 구축될 시스템은 모두 영업활동을 중심으로 돌아갈 수 있도록 구현되어야 했습니다.
<Point 2> 빠르게 커스터마이징 될 수 있도록!
UTB에서는 가급적 빠른 시일 안에 시스템을 구축하여 업무를 진행하고 싶어했습니다. 세상 어느 고객이 느긋하게 시스템을 구축하는 것을 원할 까요? 거의 모든 고객사가 빠른 구축을 원할 것입니다. 실제로 다이렉트클라우드에 그룹웨어나 기타 솔루션 구축을 의뢰하는 고객들은 모두 신속한 구축을 원하고 있습니다. 여기서 다이렉트클라우드의 장점이 나타나는 데, 다이렉트클라우드는 고객의 요청사항을 접수하고 매우 빠르게 세팅이 가능하다는 장점이 있어 특히 세팅의 신속성 부분에서 고객들로부터 많은 호응을 얻고 있습니다.
세팅부터 실제 사용까지의 시간을 최대한 줄이기 위해 흔히 쓰는 방법은 일단 관련 기능들을 기본적으로세팅한 후 회사에 맞게 변경하는 것입니다. 이에 따라 구축 방향은 다이렉트클라우드에서 기본적으로 제공하는 영업관리 기능과 고객관리 기능을 서로 인터렉티브하게 동작할 수 있도록 연동한 후 회사의 업무 특성에 맞게 커스터마이징 하는 것으로 정하여 진행하였습니다.
앞서 이야기한 것처럼 UTB의 영업관리 시스템은 다이렉트클라우드에서 기본적으로 제공하는 영업관리와 고객관리 기능을 먼저 세팅 한 후 고객과 협의하면서 추가적인 기능을 탑재하고 데이터 연동이 필요한 부분은 연동시키는 방식으로 진행하였기 때문에 빠르게 구축이 가능했습니다. 구축 및 커스터마이징을 통해 영업활동과 고객관리가 인터렉티브하게 운영될 수 있도록 모든 영업활동에서 고객관리 솔루션에서 제공하는 데이터를 직접 활용할 수 있게 조치하였습니다. 여기에 고객정보와 함께 단계별 영업활동에 필요한 부가적인 기능들을 추가 하였습니다.
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<TIP> 어떻게 해야 다이렉트클라우드의 솔루션을 빠르게 우리회사에 맞게 커스터마이징 할 수 있나요?
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일단 고객 스스로 회사에서 일어나는 어떤 업무프로세스를 시스템에 녹여내면 업무 생산성이 오를지 기본적인 방향이 정해져 있어야 빠릅니다. 영업관리를 예로 들면, ‘회사내부의 고객센터로 상품문의 전화가 처음으로 인바운드 되었을 때 이 내용을 접수함과 동시에 별도로 메일을 보내거나 하지 않아도 영업사원들이 알고 처리할 수 있게 되었으면 좋겠다.’ 라던지 아니면, ‘프로젝트를 진행할 때마다 별도로 자료를 정리하지 않아도 자동으로 프로젝트 관련자료들이 정리된 상태로 볼 수 있었으면 좋겠다.’ 가 될 수도 있겠습니다. 이 내용을 간단하게 서술하여 보내 주시거나 컨설턴트에 설명해주시면 됩니다. 다이렉트클라우드의 모든 컨설턴트와 엔지니어는 다년간 다양한 산업군에 속해있는 기업고객을 대상으로 기술지원을 해왔기 때문에 간단하게라도 업무프로세스에 대해 작성해서 전달해주시면 의도를 파악하여 고객이 사용할 시스템에 반영할 수 있습니다. 아예 처음부터 스스로 어떤 식으로 되었으면 좋겠다는 내용이 구체적으로 있다면 그 내용을 그대로 알려주셔도 무방합니다. 회사에 꼭 맞는 시스템의 구축 성공 혹은 실패는 고객사의 전산담당자가 얼마나 다이렉트클라우드의 컨설턴트에게 자세하게 설명해주느냐에 의해 좌우됩니다.
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<Point 3> 영업과 관리의 기반이 되는 고객관리를 가장 기본사항으로 구축!
구축 이후 UTB는 상세한 고객정보를 간편하게 조회하면서 영업활동을 진행하는 것이 가능해졌습니다. 먼저 고객관리를 위해 고객사로 있는 병원들에 대해 기본적인 연락처와 담당자 정보를 비롯한 기본정보들을 데이터베이스화 하였습니다. 또한 쉽게 고객사의 위치를 찾아 미팅을 진행할 수 있도록 고객사의 주소정보와 지도시스템을 연동하여 영업사원이 시스템을 통해 간편하게 고객사의 위치를 확인하여 외근을 나갈 수 있도록 하였습니다.
UTB는 이러한 기본적인 정보 외에도 병원에 대한 자세한 정보를 확인하고 이를 영업활동에 활용하기 위해 시스템에 각종 정보를 자료화할 수 있는 환경을 마련하였습니다. UTB의 고객관리 시스템에는 병원의 원장수, 출신학교, 병원등급, 진료과목, 환자수, 주변환경, 관심분야, 간호사수, 소노그래퍼수, 사무장수까지 조사하여 보관하여 영업활동 할 때 활용 할 수 있도록 시스템이 구축되었으며 실제 이러한 정보를 바탕으로 고객에게 맞춤형 서비스를 제안하여 제공하고 있습니다.
<Point 4> 중요한 부분 한 가지 더, 판매제품관리!
UTB에 탑재된 시스템의 또 다른 특징은 장비현황관리가 가능하다는 점입니다. 의료기기가 아무래도 생명에게 사용되다 보니 기기 자체에 대한 수명관리가 매우 중요합니다. UTB는 기기의 구매년도를 비롯하여 브랜드명, 버전, 시리얼번호, 설치형태, 심지어 무상보증기간까지 별도로 기록하여 기기 관리에 활용하고 있습니다.
또한 이렇게 축적한 장비현황, 즉 판매된 장비현황에 대한 데이터베이스를 병원정보에 연동하였습니다. 이 결과 고객사 중심으로 어떤 장비가 현재 공급되어 있는지, 혹은 장비를 기준으로 어떤 고객들이 이 장비를 사용하고 있는지를 쉽게 확인할 수 있는 시스템을 갖추게 되었습니다.
결과적으로 신규영업대상이 아닌 기존 고객사로 있던 병원들에 대해서는 현재 납품되어 있는 의료기기의 정보와 제원, 그리고 기기 수명을 그룹웨어 내부에 DB화하여 관리지원이 가능해졌습니다. 또한 이 데이터를 바탕으로 수명이 다 되어가는 기기를 보유한 병원이 발생하면 2차, 3차 영업으로 이어나가기 위해 새로운 제품을 소개할 수 있었으며, 기존 고객들을 대상으로 다시 미팅일정을 잡아 영업활동을 단계별로 그리고 연속성 있게 진행할 수 있도록 영업관리체계를 확립할 수 있었습니다.
<Point 5> 영업활동 단계를 기준으로 바로 영업일정을 결정한다.
UTB의 영업관리는 영업일정을 기본으로 한 단계별 영업활동이 가능하도록 구축되었습니다. 방문 시 고객의 반응 혹은 전화통화 및 기타 연락 시 반응을 토대로 방문현황을 세부적으로 구분하여 이 고객의 구매의사가 있는지 그리고 현재 비슷한 의료기기는 어떤 것을 사용하고 있는지 등을 기록하여 데이터화하고 있습니다. 그리고 이 데이터를 토대로 현황에 맞게 지원팀의 지원이 어느 정도 필요한지 요청할 수 있는 환경을 마련하여 맞춤형 영업활동이 진행되도록 하고 있습니다. 이 외에 몇 번째 방문이 이루어지는 지 횟수까지 기록하여 각 방문차수별로 방문예정 및 방문결과기록을 할 수 있도록 하고 있습니다.