[다이렉트클라우드 성공구축사례] 아름다운재단 그룹웨어 / 쉐어포인트 / sharepoint
[다이렉트클라우드 성공구축사례] 아름다운재단 그룹웨어 / 쉐어포인트 / sharepoint
게시판과 일정관리 그리고 자료실의 활용도가 높은 아름다운 재단,
하지만, 승인이 필요한 건에 대해서는 전자결재로 간편하게 해결하기도.
* 회사소개
아름다운재단은 나눔을 실처하는 시민들이 주인이 되어 이끌어 가는 비영리 재단법인입니다.
올바른 기부문화를 확산하고, 어려움에 처한 이웃과 공익활동을 지원하기 위하여 설립되어 운영되어오고 있습니다.
- 프로젝트명: 아름다운재단 그룹웨어 구축
- 클라이언트: 아름다운재단
- 구축 목적 및 컨셉: 내부 의사소통이 그룹웨어 도입의 가장 중요한 목적
1. 활용도가 높은 게시판과 일정관리를 위주로 그룹웨어를 구성
2. 승인이 필요한 건에 대해서는 전자결재를 활용할 수 있도록 기능 탑재.
Prologue . 그룹웨어를 통해 임직원간의 의사 소통
그룹웨어를 통한 임직원간 의사소통이 참 잘되고 있는 아름다운재단.
아름다운재단에서 가장 잘 사용되고 있는 기능은 의사소통을 활발하게 할 수 있는 게시판입니다. 그리고 각 임직원들의 업무일정과 자료들을 공유하기 위한 일정관리와 자료실 기능이 뒤를 잇습니다. 그리고 이외에도 결재와 같은 승인 절차를 간소화하기 위해 전자결재가 추가로 세팅 되었습니다.
< 핵심구축내용 >
1. 일정관리
아름다운재단은 재단과 관련된 내외부에서 이루어지는 모든 행사 및 이벤트, 그리고 지원사업들을 하나의 사업일정이라는 카테고리를 두어 관리하고 있습니다. 그룹웨어 구축 시 일정관리 기능 내부에 별도의 전체 사업일정 카테고리를 두어 모든 임직원이 재단 내외부에서 이루어지는 모든 일정을 확인할 수 있도록 하였습니다. 이외에도 재단 내 주요 임원들의 일정을 등급별 카테고리로 두어 각 등급별로 어떤 일정을 소화하고 있고 예정되어 있는지 모든 임직원들이 공유하고 있습니다.
2. 자원예약
아름다운재단에서는 회의실, 차량, 카메라, 캠코더 등의 재단소유의 공간이나 자원들을 어느 팀의 누가 현재 사용하고 있고 또 앞으로 사용할 예정인지 자원예약기능을 이용하여 해결하고 있습니다. 이를 위해 아름다운재단은 간편하게 회의실 및 차량사용에 대해 예약할 수 있도록 자원예약 바로가기 메뉴를 그룹웨어 메인페이지에서 별도로 마련하였습니다. 이 자원예약 기능에서는 현재 예약된 현황을 스케줄표의 형식으로 임직원 모두가 언제든지 확인할 수 있도록 보여주어 편리하게 이용할 수 있습니다.
3. 부재 중 전화메모
동료가 부재중일 때 전화 온 내용에 대해 전달할 수 있도록 그룹웨어 내부의 부재중 전화메모 기능을 활용하고 있습니다. 부재 중 전화메모를 통해 전화가 어디서 걸려온 건지 다시 전화통화가 필요한 경우 연락처를 등록하고 메시지를 남기고 싶을 경우 남겨진 메시지를 저장할 수도 있습니다. 또한 전화 걸려온 사항이 기밀에 해당할 경우 기밀여부에 체크표시하여 담당 직원에게만 노출되도록 할 수도 있습니다.
4. 홍보게시판
재단과 관계된 뉴스를 배포할 예정이거나 기타 공유할 만한 외부기사 등의 정보공유를 위해 적극적으로 활용하는 정보공유용 게시판을 별도로 만들어 활용하고 있습니다. 이에 맞추어 재단 내에서 기존에 운용하던 정보공유 프로세스를 개선하여 활용도를 더욱 높여오고 있습니다.
그룹웨어를 처음 도입하는 경우나 그룹웨어를 통해 업무프로세스 측면에서 많은 효과를 보고 싶어하는 경우에는 다이렉트클라우드의 컨설턴트와 상담하여 기존의 업무프로세스에 대해 공유하고 더 나은 방향의 업무프로세스를 함께 찾아보는 것도 좋습니다. 다이렉트클라우드를 이용하면 이렇게 담당 컨설턴트를 통해 바람직한 업무개선방향을 제안 받을 수 있습니다.
5. 회계자료공유
업무간에 발생하는 비용 및 기금에 대한 내역을 별도의 회계자료공유 메뉴를 만들어 임직원들과 공유하고 있습니다. 이 메뉴를 이용하여 회계자료를 파일로 첨부하거나 직접 작성함으로써 다른 직원들과 공유할 수 있습니다.
6. 업무공유
업무요청 및 공유를 위한 게시판을 만들어 자유롭게 요청하고 있습니다. 각 요청 건마다 게시판에서 바로 회신이 가능하기 때문에 편리합니다.
7. 일반게시판
카테고리별로 나누어둔 내용 외에 의견을 교환하거나 정보를 공유할 사항이 있을 경우 직원간에 게시판을 이용하여 간편하게 의사소통 할 수 있도록 별도의 일반게시판을 마련하였습니다.
8. 팀별 일정과 게시판
팀별 일정과 게시판 이용이 가능하도록 각 팀에 해당한 사람이 주로 사용할 수 있는 별도의 일정관리 기능과 게시판 기능을 적용하였습니다. 업무를 하다 보면 팀별로 자료를 관리하거나 팀별 달력 및 게시판이 있어서 다른 팀의 팀원들이 확인할 수 없도록 하고 싶은 경우가 있습니다. 이 경우 권한설정 기능을 이용하여 팀별로 게시판이나 일정에 대한 열람권한이나 편집 및 작성 권한을 부여할 수 있습니다.
9. 전자결재
아름다운재단의 경우 별도의 커스터마이징 없이 일반적인 전자결재 기능이 탑재되었습니다. 전자결재 기본적인 기능을 이용하는 경우에는 일반기안서를 비롯하여 휴가신청서, 지출결의서, 출장보고서, 회의록 등이 기본 설치되며 이 밖에도 기타양식을 자유롭게 등록하여 사용할 수 있도록 양식 등록기능이 함께 추가됩니다. 휴가신청서의 경우 전자결재를 통해 신청서가 승인되면 자동으로 임직원 전체에 공유되는 캘린더에 등록되어 회사의 모든 임직원이 오늘의 휴가자 혹은 내일, 앞으로의 휴가자를 미리 확인할 수 있습니다. 나와 함께 일하고 있는 담당자가 앞으로 휴가가 예정되어 있을 경우 미리 중요하거나 시급한 업무를 요청할 수 있습니다. 또한 그룹웨어에 접속하자마자 오늘의 휴가자라를 확인할 수 있기 때문에, 시급한 업무를 현재 휴가중인 직원에게 요청해놓고 처리되기까지 마냥 기다리는 현상을 미리 방지할 수 있습니다.
10. 자료실
자료실에서는 서식 및 양식을 등록하여 다운로드 받아 사용할 수 있도록 하고 있습니다. 직원들은 따로 개인PC등에 다운로드 받을 필요 없이 그룹웨어에서 언제든지 최신 버전을 다운받아 활용할 수 있습니다.
각종 회의록 또한 회의가 끝날 때마다 작성하여 그룹웨어의 자료실에 올려두고 다른 직원들과 공유하고 있습니다.
11. 업무관리
업무공유 게시판과는 별도 다른 담당자나 다른 팀에 업무를 요청하는 별도의 업무관리 솔루션을 탑재하였습니다.
업무관리기능은 단순한 게시판의 기능이 아닌 담당자를 직접 지정하여 업무를 요청하고 업무시작날짜, 업무완료기한, 우선순위 등을 설정하여 업무를 요청할 수 있다는 장점이 있습니다. 업무 요청을 받은 담당자는 업무관리기능을 통해 업무를 요청 받을 경우, 업무 진행상황에 대해 상세하게 요청내용에 덧붙여 기록해나갈 수 있습니다. 또한 업무 완료율을 등록하여 진행상황을 업무 요청자 혹은 다른 팀원들과 공유할 수 있습니다.
또한 업무관리에서는 새로운 업무를 등록하기 전에 선행작업이 있을 경우 이와 연결하여 연결업무를 등록하여 관리할 수 있어 특정 업무가 등록되면 이 업무과 관련된 다른 업무가 어떤 것이었는지 또 그 업무들을 누가 수행했었고 어떻게 처리되었는지 등의 업무 처리에 대한 상세내역에 대해 추적하여 열람할 수 있습니다.
12. 블로그
일반적인 게시판과는 별도로 직원간 정보공유를 위해 블로그를 스스로 생성하여 포스팅 할 수 있는 블로그 기능을 설치하였습니다. 이 블로그의 특성상 내용이 등록된 내용을 보면서 편리하게 댓글을 추가하는 등의 의견 교류를 할 수 있습니다. 조사한 내용이나 교육받은 사항들에 대해 포스팅을 할 때 작성만 하면 블로그 형태로 보여주기 때문에 정보를 공유할 때 직관적으로 내용을 볼 수 있다는 장점이 있습니다. 일반적인 블로그와 블로그 내부에 여러 명의 작성자가 스스로 포스팅의 성격을 메뉴로 구분할 수 있는 기능을 두어 직원들에 의해 자체적으로 메뉴가 생성되도록 하고 있습니다. 또한 자동으로 포스트를 작성한 날짜가 구분되고 이를 기준으로 블로그에서 자동으로 월별로 모아서 보여주기 때문에 이용자는 특정 기간 동안 어떤 내용의 포스팅이 이루어졌었는지 검색 및 확인도 가능합니다.