회계법인에 특화된 회계품질관리용 프로젝트 관리 - 다이렉트클라우드 성공구축사례 (천지회계법인) / 쉐어포인트 / sharepoint

회계법인에 특화된 회계법인의 감사 품질을 높이기 위한 회계품질관리시스템을 구축 (일반 기업을 대상으로 한 범용적 프로젝트 관리 시스템을 ‘회계법인 품질관리 평가항목’에 따라 회계법인전용으로 커스터마이징 하여 구축) 

- 프로젝트명: 천지회계법인 회계법인품질관리용 프로젝트 관리 솔루션 구축
- 클라이언트: 천지회계법인
- 구축 목적 및 컨셉:
1. 회계서비스의 질적 향상을 위해 감사 품질에 중요한 영향을 주는 사항을 객관적으로 공정하게 평가하기 위해 평가지표를 계량화하고 이를 시스템화하고 관련 자료 및 조서들을 효과적으로 관리하여 고객에게 보다 좋은 품질의 회계서비스를 제공.
2. 회계산업선진화추진방안(금융위원회/금융감독원)에 기초하는 회계법인이 갖추어야 할 요건을 충족

* <프롤로그>

사내에서 사용하기 위한 인트라넷용 솔루션을 알아보던 천지회계법인은 오피스365를 도입하면서 대규모 커스터마이징을 통해 회사에서 사용할 프로젝트 관리 기능을 구축하였다. 회계법인의 특성상, 프로젝트 진행간에 고객사에 대한 회계정보가 담긴 자료와 조서들이 많이 작성되는데 이를 효과적으로 관리할 방법이 제시되어야 했다. 특히 이번에 구축된 시스템에는 앞으로 금융감독원과 금융위원회를 중심으로 실시될 회계법인 품질관리수준 평가에 대해서도 시스템을 통해 관리 체계를 제시함으로써 함께 대비되어야 했다. 이로써 대규모 커스터마이징 작업이 진행되었고 마침내 회계법인에서 실행하는 프로젝트 관리에 맞춘 시스템이 완성되었다. 

* 회계법인의 품질관리 평가항목 과 회계법인품질관리시스템의 지원사항 비교 

과거 회계법인 품질수준평가에 활용되는 평가항목에 정보관리 및 투입시간에 대한 모니터링 여부가 평가항목으로 지정된 바 있고, 이를 기준으로 하여 회계산업 선진화 추진방안을 통해 각 회계법인들에 대한 금융감독원의 평가와 감시가 강화되었다. 이 기준을 가지고 각 회계법인은 금융위원회, 금융감독원 및 외부 학계, 기업, 회계업계로부터 구성한 심사위원회를 통해 품질관리수준을 정기적으로 평가 받게 된다. 특히, 회계산업선진화 방향에 따라 이 평가제도는 해당 필요조건을 갖추기 위한 1년간의 유예기간을 제공한 후 2014년 본격적인 의무시행이 예정되어 있다.

Step 1: 업무수임관리를 통해 프로젝트 수임이전에 충분한 평가체계를 갖추다. 

천지회계법인의 프로젝트관리 시스템 구축에서 가장 먼저 구축작업이 이루어진 것이 업무수임관리기능이다. 천지회계법인은 거래처와의 계약 이전에 프로젝트에 대한 적합성을 객관적인 지표를 기준으로 하여 평가하는 작업이 필요했다. 업무수임관리기능은 감사 프로젝트에 들어가기 이전에 수임이 예정되어 있는 프로젝트에 대해 사전심리를 하기 위해 구축된 기능으로, 프로젝트 수임과정에 계약 건에 대해 사전심리를 하고 이 결과를 상급자와 공유하며 처리할 수 있도록 시스템을 통해 계약에 대한 평가와 업무 수임에 대한 보고가 간편하게 진행되도록 하는 것이 핵심이다. 이를 위해 계약위험평가와 업무수임보고 기능이 추가되었으며, 이 과정에서 발생하는 관련 자료들을 간편하게 결재 받을 수 있도록 전자결재 기능도 함께 추가되었다.
사전심리를 마치고 상급자의 결재까지 완료된 수임 건에 대해서는 결재가 완료됨과 동시에 바로 프로젝트를 진행할 수 있도록 프로젝트 진행을 위한 기본 업무환경이 자동으로 시스템에 세팅 되도록 하였다. 결재가 완료되면 이 해당 프로젝트 수임 계약 건이 프로젝트 전체를 관리하는 관리부에 공유되도록 하였고, 프로젝트 진행을 위한 일련번호가 할당되어 자동으로 해당 프로젝트를 위한 관리 시스템이 세팅 되어 바로 업무배정만 하면 시스템을 통해 업무 진행이 가능하도록 구축하였다. 상급자는 이 프로젝트에 대해 업무에 투입될 담당자를 배정함으로써 해당 프로젝트 시스템에 접속할 수 있는 권한을 부여하고 프로젝트 진행간에 발생하는 각종 조서와 자료들을 허락된 사람만 열람할 수 있도록 제한 할 수 있게 하였다.

Step 2: 너무나도 중요한 조서관리, 간편하지만 강력한 업무배정 기능을 통해 개인별로 자료열람권한을 제한 

감사 프로젝트를 진행하는 도중에 프로젝트에 투입된 담당자들은 수많은 자료들과 관련 조서들을 작성한다. 이러한 조서들을 팀원들끼리 함께 공유하고 검토하는 노력이 필요했고 시스템이 이러한 활동을 지원할 수 있어야 했다. 이렇게 해서 다양한 조서들은 프로젝트에 배정된 팀원들에 의해 생성되고 이를 프로젝트 책임자가 검토하면서 승인 처리할 수 있게 하였다. 자료나 조서가 승인되기 전까지는 팀원들이 자유롭게 공유하고 수정할 수 있으며, 필요할 경우 자유롭게 의견을 제시할 수 있도록 리뷰 기능도 함께 추가되었다. 하지만 일단 승인이 완료되면 문서를 수정할 수 없도록 처리하였기 때문에, 프로젝트 팀은 항상 최신의 버전 그리고 책임자의 승인이 완료된 확정된 버전의 문서를 남기고 보존할 수 있게 되었다.

Step 3: 빈번하게 변경되는 스케줄, 사용이 익숙한 엑셀을 그대로 웹 상의 스케줄관리에 옮기다. 

현장 방문이 많아 전국적으로 외근이 잦은 회계법인 업무의 특성상 인터넷을 활용한 통합 스케줄관리는 효율적인 인원 투입을 위한 필수불가결한 기능이었다. 스케줄이 변동되는 경우가 많아 인터넷을 통해 사무실을 따로 방문하지 않아도 다른 동료들의 스케줄을 함께 확인할 수 있어야 했고, 스케줄 수정이 필요한 경우 간편하게 요청하여 바로 수정 가능해야 했다.
천지회계법인의 스케줄관리는 각 프로젝트 담당자들이 예정된 스케줄을 보고하고 이를 시스템에 반영하여 바로 확인할 수 있어야 했다. 이를 위해 새로운 스케줄을 게시판 형식으로 간편하게 요청할 수 있도록 했고, 기존에 엑셀파일을 이용하여 관리하던 스케줄관리를 그대로 시스템에서도 할 수 있도록 웹상에서 바로 엑셀과 동일한 유저인터페이스로 세팅되어 있는 웹 용 엑셀을 이용하여 기존에 엑셀에서 하던 그대로 바로 인터넷상에 업데이트 할 수 있도록 조치하였다.

Step 4: 스태프별로 프로젝트에 투입된 시간과 비용을 알고 싶다! Time Report와 경비관리. 

프로젝트에 투입되어 수행한 업무에 대해 좀 더 객관적인 평가가 필요했다. 여기서 천지회계법인에서 요청한 필수항목이 프로젝트 투입 인원에 대한 업무시간관리와 투입된 비용관리였다. 이 두 가지 평가 항목을 기준으로 좀 더 효율적으로 업무를 진행했는가 여부를 평가하기 위해 보고 체계를 구축하였다. 시스템 구축을 통해 각 담당자 별로 투입된 시간, 비용 등이 통계되어 언제나 확인이 가능해야 했다. 각 프로젝트 투입된 인원들은 타임리포트를 통해 프로젝트에 투입된 진행한 업무시간을 보고할 수 있도록 구현하였고, 또한 나아가 프로젝트 진행간에 사용된 경비 및 지출내역 등 비용관리도 함께 보고할 수 있도록 시스템을 구축했다. 보다 철저한 시간 및 비용관리가 될 수 있도록 보고되는 내용은 중앙관리자에게 보고되기 이전에 각 프로젝트 책임자에게 1차적으로 평가를 받을 수 있도록 구축하였다.

Result 

천지회계법인의 프로젝트관리 시스템은 보다 좋은 품질의 회계서비스를 고객사에 제공하기 위해 마련한 금융감독원이 발표한 회계산업선진화에 맞추어져 설계된 시스템이다. 이 시스템을 통해 고객사에 체계적으로 관리되는 회계서비스를 제공하는 것을 가장 큰 목표로 삼았다.
일반 프로젝트관리 시스템과는 달리 계약위험평가, 업무수임관리, 조서관리, 타임리포트 등 회계프로젝트관리에 전문화된 기능으로 구성되어 있으며, 프로젝트 특성상 자료 열람에 대한 권한을 부여하는 방식을 채택하여 담당자별로 철저하게 열람 및 편집할 수 있는 권한이 제한될 수 있도록 설계되었다. 구축된 시스템에서는 자료의 공유를 위해 조서 내부의 단어까지 검색되는 강력한 검색 기능이 탑재되어있는 반면에, 열람할 권한이 없는 직원에게는 어떠한 키워드로 검색을 하더라도 해당 문서의 제목조차 검색할 수 없다.
삼정데이타서비스㈜는 이번 회계법인용 프로젝트 관리 시스템을 구축하면서 국내 최초로 오피스365 기반의 회계법인전용 프로젝트 관리 시스템을 개발하여 솔루션을 공급할 수 있게 되었다. 앞으로 이 솔루션을 통해 보다 탁월한 회계서비스를 제공할 수 있을 것으로 기대하고 있다.