들어가기에 앞서, 메일나라 EX는 뭔가요?
메일나라EX는 Microsoft Exchange 서버를 사용한 협업, 공유를 위한 전용 메일 플랫폼입니다.
메일나라 EX는 기존의 메일나라 웹메일과 다른, OWA(Outlook Web Access)를 제공합니다.
OWA라는 말이 어려우시다고요? 간단합니다. 그냥 아웃룩을 웹에서도 사용하실 수 있다고 생각하시면 되요. ^^
자 그럼 EX가 뭐냐? 하시는 분들을 위해 간단히 메일나라EX의 기능은 아래 사이트에서 상세히 설명해드리고 있습니다. (http://mailnara.co.kr/mail_ex/main.html)
그럼 본론으로 들어가 나대리의 하루를 살짝 엿볼까요?
8: 30 AM.
나대리는 출근 후에 먼저 오늘 해야 할 일을 정리합니다.
“오전에는 신년 이벤트 기획을 하고,
11시엔 프로젝트 팀 회의,
3시 이후엔 2010년 광고 보고서 초안을 기획해야겠군
오늘도 시작해볼까!."
나대리는 다이어리 대신 주소창에 웹메일 도메인을 입력 한 후 OWA에 접속합니다.
로그인을 하고, 좌측 하단에 (1)주요 메뉴에서 [일정]을 선택합니다.
(2)새로 만들기, 삭제, 공유 영역에서 [새로 만들기]를 클릭 후,
제목 란에 '신년 이벤트 기획' 이라고 등록합니다.
오늘 날짜를 확인하고, 시작시간을 오전 9: 00 선택, 종료시간을 12: 00로 선택합니다.
[저장 후 닫기 버튼]을 클릭하면 일정이 등록되고, 캘린더에서 확인 할 수 있죠.
이 방법 외에도
(2)영역에서 [새로만들기]를 클릭하거나
또는 캘린더 위에서 원하는 날짜를 더블클릭해서 일정을 등록할 수도 있답니다.
이렇게 입력한 일정은 더블클릭해서 시간등을 수정할 수도 있습니다.
하나, (2)영역에서 새로 만들기 ,삭제 공유 영역에서 [새로 만들기] 클릭 하거나,
둘, (2)영역에서 새로 만들기 우측 화살표를 클릭 후,(약속, 모임요청,메시지 확인가능) [약속] 클릭
셋, 캘린더 위에서 원하는 날짜를 더블클릭
11시 프로젝트 진행을 위해 개발자와 디자이너에게 회의가 필요하군요.
11시에 회의가 가능한지, 업무 담당자에게 모임요청 메일을 보냅니다.
(2)영역에서 새로만들기 옆 화살표를 선택 후, 모임 요청 메뉴를 클릭합니다.
자, 개발자와 디자이너에게 11시 회의를 요청해 볼까요?
주소록에 등록된 디자이너와 담당자의 이름을 입력하면 메일이 인식됩니다.
제목을 쓰고,
시작일자와 시간을 지정해주면 되죠.
모임요청에서도 미리 알림 기능을 제공하는데요.
나대리의 빈틈없는 시간관리는 미리알림 기능이라는 똑똑한 매니저 덕분이었네요.
회의 15분 전, 하던 일을 마무리 하고 미리 회의 준비를 합니다.
알림은 아래 처럼 확인할 수 있고,
다시 알림 시간을 5분 단위로 선택해서 수정할 수도 있어요.
급한 경우에는 5분 전으로만 걸어두고, 회의시간에 늦지 않게 참석할 수 있죠.
나대리가 보낸 메일을 수신한 디자이너는 이 시간에 회의가 가능한지 여부를 확인하고,
수락/ 미정/거절을 여부를 선택한 후, 답장을 보낼 수 있습니다.
답장은 내용을 편집해서도 가능합니다.
만약 그 시간에 일정이 있다면, 다른 시간 대를 제시할 수 있죠.
그리고 내 일정 캘린더에 자동으로 등록된 일정을 확인할 수 있습니다.
첫째, 회의 대상자들에게 시간과 위치를 지정한 메일을 보냅니다.
둘째, 메일을 받은 사람은 수락/미정/거절 여부를 선택해 답장을 보낼 수 있습니다.
셋째, 메일을 보낸 사람, 받는 사람 모두 내 일정에 자동으로 등록된 모임 일정을 확인할 수 있습니다.
자 이것으로 나대리의 메일나라 EX 활용방법을 엿보았습니다.
2편에서는 같은 팀원과 일정을 공유해 커뮤니케이션 시간을 절약하는 나대리의 비법을 알려드릴게요.
감사합니다!
일정 기능은 일정을 작성하고 관리할 수 있으며,
메세지를 보내서 다른 사람과 일정을 공유하거나 모임 약속을 잡을 수 있습니다.
시간관리가 생명인 비즈니스에서 더 없이 유용한 기능이죠!
활용기 II 편에서는 기본적인 협업에서 필요한 또 하나의 기능 작업 기능에 대해 활용팁을 공유하겠습니다.
메일나라 EX를 활용해 시간관리 잘하고, 효과적인 업무 하세요~ ^^
