[다이렉트클라우드 성공구축사례] 서울대학교: 프로젝트 예산관리와 연구실 자산 관리를 한번에! / 쉐어포인트 / sharepoint

프로젝트 예산관리와 연구실 자산 관리를 한번에 – 연구실 구매관리 시스템으로 구성 / 쉐어포인트 / sharepoint

  

Prologue . 구축개요 

 

 

프로젝트명	서울대학교 연구실 구매관리 시스템 구축
클라이언트	서울대학교
구축 목적 및 컨셉	프로젝트 예산을 비롯하여 연구실 내부에 있는 각종 장비와 소모품들을  한 곳에서 체계적으로 관리    1. 연구실 내부에서 사용되는 물품들을 간편하게 발주 2. 물품 발주 및 수령에 따른 프로젝트 예산을 간편하게 관리 3. 관리 시스템 도입을 쓸데없는 관리시간을 줄이고 연구에 더욱 집중

 

프로젝트에 초점을 맞춘 구매 시스템 개발

 

Prologue . 품목리스트가 가득히 담긴 의문의 accdb 파일

 

여느 때처럼 이번엔 그룹웨어에 어떤 기능을 추가할까 고민하면서 경쟁사가 제공하고 있는 서비스나 새롭게 구축한 서비스에 대해서 구글링을 하고 있을 때였다. 그러다 날아온 갑작스런 회의 약속 메일. 그 아래로 수십번을 오고 간 메일들이 있었는데 내용으로 보아 상당히 오랜 사연이 있는 구축 건이다. 메일에는 ‘DB초안’ 이라는 제목의 ppt 파일과 의외로 ‘Purchasing’ 이라는 제목의 accdb 파일이 있었다. ppt 파일에는 pc화면을 그려놓은 듯한 페이지들이 여러 장에 걸쳐 있었고, accdb에는 구매와 관련된 품목들이 저장된 것을 보고 ‘구매 데이터를 저장하고 싶은 것인가?’ 라는 생각을 가진 채 그렇게 회의에 들어갔다. 

 

Chapter 1. “얼마 전에 연구실에서 구입한 물건을 쓰지도 않고 또 주문하는 것 같은데… 아닌가?”

 

“구매관리 시스템이 없어서 직접 파일에 품목들을 저장하면서 관리해왔어요.”
엑셀이나 MS엑세스 같이 파일에 품목들을 저장하여 관리하면 여러 가지 문제가 생긴다. 일단 파일을 개인 PC에 저장하기 때문에 PC에 문제가 생기면 함께 파일까지 분실될 위험이 있고, 직접 손으로 과거의 데이터까지 함께 만지기 때문에 파일을 다루는 사람의 실수로 데이터가 변경될 수 있다. 하지만 무엇보다도 가장 큰 문제는 여러 사람이 하나의 파일을 가지고 새로운 구매 내용을 입력하거나 수정하기 때문에, 단 한 사람이라도 파일을 제대로 업데이트하지 않았을 경우, 다른 사람은 최신 버전이 아니라 옛날 버전 위에 새 데이터를 업데이트 하게 된다는 점이다. 이렇게 최신 문서가 어떤 건지 모호해지면서 사람들은 데이터를 제대로 업데이트 하지 않게 되고, 결국에는 관리에서 손을 놓게 된다. 회의 중에 들은 이야기가 문득 떠오른다. “얼마 전에 연구실에서 구입한 물건을 쓰지도 않고 또 새 걸 주문하는 것 같은데… 아닌가?” 라고 생각한지 일주일 후, 똑같은 물건 여러 개가 연구실 구석에서 아무렇게 쌓여있었다고. 

 

Chapter 2. 구축작업 시작! 연구실의 구매관리는 프로젝트관리에서부터 시작! 

 

 “구매관리니까 비용 관리하는 것도 들어가야겠고, 품의하는 것도 필요하고…” 차근차근 구매관리 할 때 필요할 기능들을 나열해본다. 하지만 아무래도 대학교 연구실들을 위한 구매관리 시스템이다 보니 ‘프로젝트’ 라는 것이 계속 신경이 쓰인다. 초기 프로젝트가 시작될 때부터 프로젝트별로 예산을 받아 진행하는 경우가 전부다 보니 이를 특성화하여 관리하는 것이 필요했다. 연구실의 거의 모든 연구활동은 프로젝트라는 테두리 안에서 움직이고 있었고 이 안에서 연구활동비를 비롯한 각종 비용이 관리되고 있었다.
 “모든 구매내역을 프로젝트를 중심으로 묶자.” 라는 아이디어로 기획 작업이 시작되었다. 이에 따라 프로젝트 베이스의 인력관리, 비용관리 기능들이 추가되었다. 구매관리에 프로젝트관리가 더해지면서 프로젝트별로 초기 예산과 사용된 금액 그리고 구매내역, 프로젝트 참여인력들을 함께 볼 수 있게 되었다.

 

Chapter 3. 품의부터 발주, 수령까지 그 과정이 간편하고 편리해야 한다. 

 

이번 구매관리 시스템 구축에는 프로젝트 베이스로 각종 자원들이 관리된다는 대학교 연구실만의 특성도 있었지만 그렇다고 중요한 구매관리 기능 그 자체를 무시하고 구축 작업을 진행할 수는 없었다. 구매관리는 품의부터 발주, 그리고 수령하고 보관하는 과정이 간편하고 편리해야 잘 사용할 수 있고, 잘 사용할 수 있어야 최종적으로 전체적인 지출내역이 관리될 수 있기 때문에 이 과정이 편해야 했다. 이 과정을 간편하게 만드는데 거래처관리 기능과 품목을 관리하는 기능이 한 몫 했다. 연구실에서 프로젝트별로 사용된 품목이 각기 다르고 사용되는 각 품목은 수백개에 달했기 때문에 각 품목마다 간단하게 제원을 확인하거나 불러올 수 있는 기능을 추가했다. 또한 품목마다 주요 거래처를 쉽게 찾고 발주할 수 있도록 거래처 관리 기능을 연동하여 거래처 담당자를 비롯한 각종 정보를 간편하게 확인하고 발주할 수 있도록 조치했다.

 

Result.  

 

1. 그 동안 물품관리를 위해 무수히 만들어내던 물품 관리용 파일을 모두 제거하고 시스템에 접속하여 체계적으로 관리하게 됨으로써 파일 분실의 위험을 없애고, 여러 사람이 공동 관리함에 있어 데이터가 맞지 않는 상황이 벌어지지 않게 되었다.
 

2. 연구실 자산 정리만 담당하던 사람을 따로 두어 정기적으로 연구실 재산을 정리하던 것에서 누구나 물품을 수령하면 바로 시스템에 접속하여 수령처리하고 연구실 상황을 업데이트함으로써 항상 전체적인 연구실 구매 상태와 히스토리를 확인 할 수 있었다.
 

3. 프로젝트 중간에 얼마나 예산을 사용했는지 간단하게 확인이 가능해져 예산관리를 더욱 철저하게 할 수 있게 되었다.
 

4. 프로젝트가 종료될 때마다 따로 구매내역을 정리하던 것도 이제는 간편하게 프로젝트 화면을 보고 정리가 가능해졌다. 

 

5. 품목별로 거래처가 명확하게 시스템에 명시되어 있어 거래처를 찾아 발주하는 업무가 간편해졌다.