[다이렉트클라우드]

그룹웨어 모바일 기기에서 결재승인

처리하기

/ 쉐어포인트 / sharepoint / groupware

안녕하세요.

오늘은 안드로이드 및 아이폰 등과 같은 스마트 기기에서 결재승인 요청 메일 확인 후,

세부 내역이 보이지 않는 것에 대한 해결 팁을 안내해 드리려고 합니다.

우선! 모바일 파이어폭스 또는 구글 크롬을 설치해주세요. 

예시에서는 '모바일파이어폭스'를 설치하고 적용해보겠습니다.

Step 1. 안드로이드 사용자의 경우 '구글 Play스토어' 앱을 실행합니다.

상단의 검색창에 '모바일파이어폭스'라고 입력하고 검색을 선택합니다.

Step 2. 'Firefox'를 선택하고 설치합니다.

Step 3. 안드로이드폰에서 이메일 앱을 실행합니다.

Step 4. 결재승인요청 메일을 선택합니다.

'그룹웨어 전자결재 바로가기' 링크를 클릭합니다.

이 때 작업을 실행할 때 사용할 어플리케이션을 묻는 확인창이 뜹니다.

여기서 방금 전 설치한 Firefox를 선택하고,

'이 작업에 대해 기본값으로 사용'에 체크합니다.

이제 이 항목을 열 때마다 Firefox로 연결됩니다.

Step 5. 그러면 PC와 동일하게 전자결재 사이트가 열립니다.

내가 결재할 문서 항목의 해당 기안서를 클릭하면,

PC화면과 동일하게 기안서 모든 내역이 보여집니다.

승인 처리를 하시려면, 상단의 '승인' 버튼을 클릭하셔서 처리하시면 됩니다.

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그룹웨어 사이트 이동시키는 방법 / 쉐어포인트/ sharepoint

안녕하세요.

올해가 시작된 게 엊그제 같은데 벌써 구정이 코앞으로 다가왔네요.

날이라도 좀 따땃해졌으면 좋았을 것을

밖엔 지금 시베리안 칼바람이 불고 있습니다. (윙~~ 윙~)

다들 요럴 때일수록 건강 유의하시고요.

더불어 새해 복도 많이 많이 받으시고,

하시는 일 모두 다 번창하시길 바라는 바입니다.

오늘 말씀드릴 것은

쉐어포인트를 쓰시다보면 사이트를 이동시켜야 하는 경우가 생길 수 있는데,

이럴 땐 어떻게 해야하는 지 그에 대한 방법을 설명해드리고자 합니다.

1. 사이트 모음 관리자로 접속한 다음 [사이트 작업]-[사이트 설정]-[사이트 모음 기능]을 클릭

2. [SharePoint Server 게시 인프라] 활성화

3. [사이트 작업]-[사이트 설정]-[사이트 기능 관리] 클릭

4. [SharePoint Server 게시] 활성화

두 개의 기능이 활성화 되면 아래와 같이 메뉴가 표시되며 사이트 이동이 가능합니다.

이 기능은 Sharepoint Server Enterprise에서만

제공되는 기능으로 오피스365의 E3, SharePoint P2 이상에서만 제공되는 기능입니다.

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[다이렉트클라우드] 그룹웨어 고객관리에 대한 매뉴얼

해당 기능은 고객사 및 고객사 담당 직원의 연락처를

등록하고 관리하고자 할 때 이용하시면 됩니다.

먼저, 고객사 등록에 대해 알아볼까요?

Step 1. 좌측 메뉴에서 [고객사]를 선택하고 [새항목 추가]를 클릭하여 등록하거나,

[빠른 메뉴]항목의[고객사 등록]을 클릭하여 등록 할 수 있습니다.

Step 2. 세부 내역을 입력하고 [저장]을 클릭합니다.

다음은 고객사 연락처 등록방법입니다.

Step 1. 좌측 메뉴에서 [고객사연락처]를 선택하고 [새항목 추가]를 클릭하여 등록하거나,

[빠른 메뉴]항목의 [연락처등록]을 클릭하여 등록 할 수 있습니다.

Step 2. 해당하는 고객사를 선택합니다. 세부내역을 입력하고 [저장]을 클릭합니다.

Step 3. 등록된 고객사 및 고객사 직원의 정보를 ‘연락처검색’을 통하여 조회 할 수 있습니다

. 다음에 해당하는 항목에입력 값을 넣고 [연락처검색]을 클릭합니다.

Step 4. 다음과 같이 고객사 항목에 검색한 결과를 불러 옵니다.

Step 5. 조회한 결과 항목을 클릭하면 세부정보를 확인 할 수 있습니다.

그리고 해당 고객사의 등록된 직원 연락처 및 고객요청 기록 등을

한눈에 볼 수 있어 매우 편리합니다.

Step 6. 연락처를 일괄 등록 할 수 있습니다.

일괄등록하고자 하는 연락처 목록을 선택하고

상단 리본메뉴의 [목록도구]-[항목]에서[데이터시트보기]를 클릭합니다.

Step 7. 데이터시트 영역과 형태를 동일하게 맞춘 후 복사해서 붙여 넣기 하면

대량의 연락처가 간단하게입력됩니다.

Step 8. 등록된 연락처를 Outlook과 연동이 가능합니다.

Outlook에 연동하면 아웃룩에서 수정된 내용이 그룹웨어 연락처 목록에 반영되고,

그룹웨어에서 수정한 내용이 Outlook에도 반영됩니다.

Step 9. 엑셀로 내보내기도 가능합니다.

상단 리본메뉴의 [목록도구]-[목록]에서 [Excel로 내보내기]를 선택합니다.

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[다이렉트클라우드] TIP 12. 회사 직원들의 효율적인 근태관리 방법 / 그룹웨어 / 쉐어포인트 /sharepoint

직원 수가 적은 경우가 아니라면

수 많은 직원들의 근태를 일일이 체크하고 관리하는 문제는 결코 소홀히 볼 사안이 아닙니다.

게다가 사업 확장으로 인해

각기 다른 사업장에서 근무하는 사람들의 근태관리까지 해야 하는 상황이라면

체계화 된 시스템 구축이 필수입니다.

그럼, 지금부터 다이렉트클라우드의 ‘근태관리’ 기능에 대해 살펴보겠습니다.

Step1. 출근 체크를 하기 위해 [근태관리] 메뉴의 [출근체크]에서 [새 항목 추가]를 클릭합니다.

Step2. 출근 체크가 완료되면 해당 내역이 내 출근달력에 표시됩니다. 

Step 3. 퇴근시 [퇴근관리]의 [새 항목추가]를 클릭하고 퇴근 처리합니다.

내 퇴근달력에 퇴근 기록이 반영됩니다.

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[다이렉트클라우드 성공구축사례]

북한이탈주민지원재단

지문인식 및 출ㆍ퇴근체크 프로그램 구축 / 쉐어포인트 / sharepoint / KT 올레 오피스 365

회사소개:

북한이탈주민지원재단은 북한이탈주민의 성공적 정착과 생활 안정을 지원하기 위해 북한이탈주민의 보호 및 정착 지원에 관한 법률에 따라 설립된 기관이다. 본 재단은 북한이탈주민이 하나원 수료 이후 우리 사회에 안정적으로 정착하는데 필요한 지원을 총괄하고 있다. (특히 취업, 창업, 직업훈련, 청소년 교육, 장학, 의료지원 등)

구축된 서비스: 지문인식을 통한 출ㆍ퇴근체크 프로그램

(오피스365, 지문인식기, 근태관리 시스템)

<Prologue> 구축배경:

기타공공기관으로 분류되고 있는 '북한이탈주민지원재단'의 경우, 직원들을 고용해서 쓰고 있음에도 불구하고 전국 각지에 흩어져 있는 상담사들의 근태 관리가 제대로 안 되고 있는 실정이었다. 이에 따라 근태관리 구축의 필요성을 느끼게 되면서, 본인이 아닌 남이 대신 출석 체크를 하는 경우를 미연에 방지하고자 지문인식기를 도입하게 되었으며, 고객사에 해당 근태관리 시스템을 배포하여 출근 체크를 하도록 하였다. 이를 통해 누적된 근태관리 관련 통계자료를 중앙에서 수집하여 체계적인 근태관리가 가능하게 되었다.

구축된 기능: 공휴일, 사용자관리, 조정요청자료,

지각기준관리, 지문인식기관리 등

<Feature 1.> 공휴일관리:

공휴일로 하려는 날짜를 추가하여 관리 할 수 있다.

<Feature 2.> 사용자관리:

근태관리를 할 사용자를 추가하고, 사용자 ID를 등록한 후 클라이언트 프로그램에서 지문을 등록하여 사용 가능하다.

<Feature 3.> 조정요청자료:

출, 퇴근시간을 조정하고자 하는 사용자의 별도 요청이 있을 시 조정요청자료 올리는 것을 가능하도록 구현하였습니다. 관리자가 직접 해당 사유를 보고 근태자료를 수정할 수 있다.

<Feature 4.> 지각기준관리:

사용자별로 “지각”의 기준 시간을 정할 수 있다.

<Feature 5.> 지문인식기관리:

지문인식기 별로 [프로그램아이디]를 등록하여 관리할 수 있다.

<Feature 6.> 휴공가등록:

사용자의 휴가를 등록해준다.

<Result> 지문인식기를 통한 출ㆍ퇴근 관리시스템을 구현:

북한이탈주민지원재단은 지문인식기를 통하여 상담사들의 출근 여부를 체크할 수 있게 되었다. 즉, 출퇴근, 휴가, 지각정보 등을 지문인식기 프로그램을 통하여 취합하여 관리한다. 취합된 데이터를 바탕으로 월별통계내역까지 지원해준다. 이는 엑셀 리포팅 자료로 제공된다.

지점별 프로그램 아이디를 바탕으로 지점마다의 별도 구분과 지문인식기 권한 관리가 가능한데, 이러한 기능은 모두 쉐어포인트 관리자 페이지에서 설정이 가능하도록 했다. 이를 통해 전보다 훨씬 더 효율적으로 각 지점별 근태관리를 할 수 있게 되었다.

[다이렉트클라우드] TIP 11. 작업요청 및 확인하는 방법 / 쉐어포인트 / sharepoint

오늘은 기업 내의 구성원들이 컴퓨터로 연결된 작업장에서

서로 간의 협력을 통해 업무를 수행하는 작업을 요청하거나 확인하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

<작업 요청하기>

작업 요청의 경우 기한이 있는 작업에 대해 어느 정도의 기간이 소요되는 지

그에 대한 작업내역을 요청하거나 작업일정에 등록하고자 할 때 이용 가능합니다.

Step 1. 좌측의 [빠른 실행]메뉴의 [작업]에서 [새 항목 추가]버튼을 클릭합니다.

Step 2. 내용을 기재합니다.

. 담당자는 기본적으로 1명만 기재할 수 있으며, 여러 명이 기재되도록 설정을 변경할 수 있습니다.

담당자가 지정되면 담당자에게 작업 요청 메일이 발송됩니다.

Step 3. 내가 요청한 작업 필드에서 내가 등록한 작업 목록을 확인할 수 있습니다.

업무 요청을 받은 해당 담당자의 작업일정 및 완료 되지 않은 내 작업 목록에 반영됩니다.

<작업 확인하기>

작업 확인을 통해 나에게 요청된 작업내역을 확인하고,

해당 항목 클릭시 상세 내역을 볼 수 있습니다.

Step 1. 좌측의 [빠른 실행]메뉴의 [작업]에서 [새 항목 추가]버튼을 클릭합니다.

Step 2. 나에게 요청된 작업내역을 확인 할 수 있습니다.

자세한 내역을 보기 위해, 해당 항목을 클릭합니다.

Step 3. 해당 항목을 클릭하여, 작업 내용을 편집하거나 작업일지를 작성 할 수 있습니다.

상단 리본메뉴의 [보기]-[항목편집]을 클릭하여, 세부내역의 편집이 가능합니다.

해당 작업이 완료되면 상태에 ‘완료’ 선택하고 저장 버튼을 클릭하여 완료 처리 합니다.

Step 4. 완료 처리된 작업 항목은 [완료되지 않은 내 작업]에서더 이상 조회가 불가능 합니다.

모든 다른 작업을 보려면 화면 좌측 상단의 [찾아보기]에서 원하는 [보기]를 선택하면 됩니다.

Step 5. 작업은 다양한 오피스 제품과 연동됩니다.

[작업]을 선택한 뒤 [목록도구]-[목록] 메뉴 중 [연결 및 내보내기]를 확인합니다.

[다이렉트클라우드] TIP 10. 자원을 관리하는 방법 /쉐어포인트 / sharepoint

회사에는 업무를 진행하면서 쓰게 되는 수 많은 자원들이 있기 마련입니다.

컴퓨터, 노트북, 빔프로젝트, 각종 도서 등이 그에 해당하게 되는데,

급히 특정 자원을 쓸 일이 있어서 찾는데 아무리 찾아도 없다면 당황할 수 밖에 없습니다.

이러한 일을 미연에 방지하기 위하여 다이렉트클라우드 자원관리 기능을 활용한다면

기업 내 다양한 공유자원(차량, 비품, 설비 등)의 예약 및 운영에 관한 전반적인 업무를 효율적으로

관리 할 수 있습니다.

그럼,

지금부터 다이렉트클라우드의 ‘자원관리’ 기능 활용법에 대해 살펴보겠습니다.

Step 1. 사내 공용 자원(자동차, 회의실, 노트북 등)을 등록합니다.

[자원]-[자원관리]에서 [새항목추가]를 클릭합니다. 자원 이름을 작성하고 [저장]을 클릭합니다.

Step 2. 해당 내역이 저장되어 목록에 반영되었음을 확인 할 수 있습니다.

Step 3. 자원 예약을 사용하기 위해 [빠른실행]-[자원]-[자원예약]을 클릭하거나,

원하는 날짜에 마우스를 클릭한 후 드래그합니다. 추가 버튼이 생깁니다. 추가 버튼을 클릭합니다.

Step 4. 제목, 예약시작일, 종료일, 참석자, 리소스 등을 기재 한 후 [저장]버튼을 클릭합니다.

선택된 리소스는 [자원]-[자원관리]에서 추가하거나 삭제할 수 있습니다.

Step 5. 선택한 리소스가 일정 목록에 등록 되었음을 확인 할수 있습니다.

해당 목록을 클릭하면 편집 및 삭제가 가능합니다.

Step 6. [항목편집]을 클릭하면 해당 내역의 수정이 가능합니다.

해당 내역을 삭제하고 싶으면 [항목삭제]를 클릭하면 일정 목록에서 제거됩니다.

[다이렉트클라우드] Tip 9. 부재 중 전화 메모하는 방법 / 쉐어포인트 / sharepoint

어느 직종이던지 간에 사무실 내 전화기 없이 일하는 곳이 세상에 존재할까요?

라는 질문을 던져 보면서 팁 설명을 시작해볼까 합니다.

사실 전화가 걸려왔을 때 해당 자리에 직장 상사나 동료가 상시 자리를 지키면 참 좋으련만

꼭 그러란 법은 없죠.

그렇다고 전화벨 울리는 소리를 듣고도 내 자리 아닌데 뭐 어때?

란 생각으로 나 몰라라 할 순 없고, 대신 받아서 그 기록을 남겨 전달해줘야 할텐데요.

전화를 대신 받고, 상대방이 어떠한 용건으로 전화를 했는지와 더불어 다시 걸어야 할 상황이

생겼을 땐 해당 전화번호까지 메모를 해야합니다.

메모하는 것까지는 문제가 안되나 본인이 하는 업무에 정신이 없어서 깜빡하고

메모 전달하는 것을 잊어버리고, 심지어는 적어놓은 종이마저 분실하게 되는 일이

얼마든지 일어날 수 있을 터..

다이렉트클라우드의 ‘부재 중 전화 메모’ 기능을 활용한다면 위에서 언급한 것에 대해

걱정하실 필요가 없습니다.

띠리링~~~

전수연 부장님께서 잠깐 외출하신 사이에 전부장님 자리로 전화가 걸려옵니다.

전화를 건 사람은 (주)참바른시스템즈 이몽룡 이사님.

사전에 정해놓은 미팅 시간을 살짝 연기했으면 하시나봅니다.

이런 경우 부재 중 전화 메모를 등록하는 예시입니다.

Step 1. 그룹웨어 메인화면 ‘부재 중 전화 메모’에서 [새 항목 추가]를

클릭해주세요.

Step 2. 필요한 내용을 입력한 다음 ‘저장’ 버튼을 눌러주세요.

(*표시가 되어있는 부분은 필수 입력사항임)

기밀의 경우 기밀여부에 체크표시를 하게 되면 다른 사람들은 메모를 볼 수가 없습니다.

메모한 내용은 아래와 같이 메인화면에서 확인 가능합니다.

부재 중 전화 메모를 확인하는 방법은 해당 메모 항목을 클릭한 다음 메모내역 확인 후,

[확인]을 클릭하면 부재 중 전화 메모가 확인처리 되어 부재 중 전화 리스트에서 제거됩니다.

이전 메모 내역을 확인하려면,[부재 중 전화 메모]를 클릭하시면 됩니다.

화면 상단의 네비게이션 영역의 그룹웨어> 부재 중 전화메모> 확인되지 않은 내 메모를 클릭하면

모든 메모 항목 리스트 확인이 가능합니다.

메모를 입력할 때 받는 사람의 이름을 잘 모르는 경우에는 사용자 검색 기능을 활용합니다.

[다이렉트클라우드] Tip8. 나의 일정 관리 하는 방법 / 쉐어포인트 / sharepoint

회사에서 본인에게 주어진 업무를 효율적으로 처리하기 위해서 선행되어야할 것은 물론 두 말 할 것 없이 나의 일정을 잘 관리하는 것에서부터 시작됩니다. 일정관리가 잘 되어있지 않은 상태에서 업무 진행하는 것은 어렵습니다. 다이렉트클라우드 내에도 일정관리 메뉴가 있습니다.

오늘은 그 이용방법에 대해 알아보겠습니다.

회사에서 직원들 대상으로 금년도 사업 추진을 위해 세미나를 개최한다고합니다.

이에 대한 일정을 등록해보도록 하겠습니다.

Step 1. 원하는 날짜에 마우스를 클릭한 후 드래그를 합니다. 화면에 보이는 것처럼

생성된 ‘추가’ 버튼을 클릭해주세요.

Step 2. 회사일정에 대한 입력툴에 필요한 내용을 기입한 다음 ‘저장’ 버튼을

눌러주세요.

그럼 아래 화면과 같이 사내 세미나 일정이 정상적으로 등록된 것을 확인하실 수 있습니다.

추가로 일정관리 관련 활용팁을 알려드리겠습니다.

만약에 미리 등록해놓은 일정을 옮기게 될 경우에는 등록한 일정을삭제하고 다시 등록해야하는

번거로움이 없이 해당 일정을 선택한 후 원하는 날짜로 마우스를 드래그 하시면 됩니다.

참 쉽죠?

일정을 Outlook과 연결하실 수도 있습니다. 일정 목록을 선택한 다음

메뉴 상단의 [일정도구] – [일정]에서 [Outlook에 연결]을 클릭하면 Outlook과 연동 완료!

연동 설정을 해놓은 일정은Outlook에 표시됩니다.

아래와 같이 해당 영역 선택 후 일정을 기재하면 그 내용이바로 그룹웨어에 반영됩니다.

[다이렉트클라우드] Tip 7. 내가 자주 쓰지 않는 메뉴들을 숨기는 방법 / 쉐어포인트 / sharepoint

오늘 설명 드리고자 하는 내용은 그룹웨어 메인화면에서 자주 쓰지 않는 메뉴를 숨기는 예제입니다. 각각의 메뉴명을 가지고 차지하는 영역을 웹 파트라고 하는데 무분별한 메뉴 나열은 오히려 업무의 비효율성을 초래할 수 있습니다. 이를 막고자 ‘내 웹 파트 편집’ 기능을 활용하여 그룹웨어 메인화면을 자주 이용하는 메뉴들로만 깔끔하게 간소화 시켜보겠습니다.

우선 아래는 정리하기 전 화면입니다.

나름 정리가 잘 된 듯해 보이나 저 중에서도 자주 쓰지 않는 메뉴가 분명 존재할 것이라는 가정하에 꼭 필요한 메뉴들 위주로 편집해보겠습니다.

Step 1. 편집하고자 하는 특정 웹 파트를 선택 한 후, ‘내 웹 파트 편집’을 클릭해주세요.

Step 2. 화면 우측의 내 웹 파트 편집툴 하단에 있는 ‘레이아웃’을 클릭해주세요.

Step 3. '숨김' 에 체크 표시해주세요.

Step 4. 마지막으로 '적용' 버튼을 누른 다음 '확인' 버튼을 클릭하시면 편집이 모두 완료!

이와 같은 방식과 동일하게 ‘My Information’, ‘공지사항’, ‘부재 중 전화 메모’ 메뉴도 함께 숨겨보겠습니다.

자, 한 번 결과물을 확인해 볼까요?

쨔잔~

이전과 비교하여 훨씬 화면이 심플해진 것을 보실 수 있으실 겁니다. 혹시라도 숨겨놨던 메뉴를 다시 보이게 하시려면 레이아웃 내의 ‘숨김’ 왼쪽 체크를 해제해주신 다음 ‘적용’ 및 ‘확인’ 버튼을 누르시면 원래대로 특정 메뉴가 보이도록 편집할 수 있습니다.